Gestión de stocks: 2. Entrada de mercancías.

Empezamos por el principio. Nuestra empresa necesita mercancías para vender, materiales para fabricar nuestro producto...

El primer paso, evidentemente, es hacer un pedido a alguno de nuestros proveedores.

Y mi primer consejo es, los pedidos SIEMPRE, SIEMPRE por escrito. Por prisas o para que el proveedor vaya adelantando el pedido, muchas veces lo haremos por teléfono, pero deberemos buscar un momento más tranquilo para realizar una confirmación de pedido por ejemplo por e-mail.

Sería bueno que el pedido, además de la fecha en que se realizó (que ya nos la marcará el e-mail) lleve algún código al que se pueda referir el proveedor cuando traiga la mercancía.

Finalmente, llega la mercancía. Obligatoriamente debe ir acompañada de un albarán. Nuestra primera comprobación será comparar el albarán con el pedido que hicimos en su día (de ahí la importancia de que al albarán lleve alguna nota del tipo: "Albarán correspondiente al pedido XXXXXX").

Debemos comprobar que en el albarán figura todo lo que pedimos en su día. Ni nada más ni nada menos. No sería la primera vez que un proveedor mete en una entrega más mercancía de la que se le pidió para aumentar sus ventas, o incluso mete referencias de poco éxito que no consigue vender de forma honrada para quitárselas de encima.

Téngase en cuenta que la persona que recepciona la mercancía no tiene porqué ser la misma que hizo el pedido en su día, o que, aunque sea la misma, no tiene porqué acordarse exactamente de lo que pidió. Cuando llevamos muchas cosas en la cabeza, la memoria no es de fiar. Por ello es importante tener ese documento escrito donde consta lo que se pidió y que tenemos ambas partes, cliente y proveedor.

La segunda comprobación es comparar el albarán con la mercancía que REALMENTE nos ha traído el proveedor. Por prisas o dejadez muchas veces se da por bueno el albarán y ¡¡¡se firma!!! sin haber comprobado si realmente viene la mercancía que consta en el mismo. ¡¡CUIDADO!! Los errores de buena fe son frecuentes. Y los "errores" de mala fe, no tanto pero también. Es BASTANTE fácil que la mercancía real que nos entregan no coincida exactamente con la que viene en el albarán (normalmente faltará algo, que sobre suele ser más raro).

Si no lo comprobamos y reclamamos en su caso, aparte de pagar por una mercancía inexistente, estaremos introduciendo errores en nuestro sistema de control de stocks:

Imaginemos que en albarán figuran 20 unidades del producto A. Damos por bueno el albarán sin comprobar la mercancía y anotamos en nuestro sistema que tenemos 20 unidades de A. Pero realmente han venido 15 unidades y no nos hemos dado cuenta. 

Conforme vayamos vendiendo el producto A, se irá reduciendo el stock. Cuando hayamos vendido 15 unidades, nuestro sistema nos dirá que nos quedan 5 unidades, cuando en realidad no tendremos ninguna. 

No haremos pedidos de esta referencia porque ¡nos quedan 5 unidades! y cuando un cliente pregunte le aseguraremos que nos quedan 5 unidades que luego seremos incapaces de encontrar en nuestro almacén (porque nunca estuvieron allí, claro)

Y no sabremos la causa: ¿Se han extraviado en el almacén? ¿Alguien las ha robado?... La imagen interna y de cara al cliente es penosa.

Y esto no es ciencia ficción. A pocas referencias que trabajemos, a poco grande que sea nuestro almacén y si tenemos varias personas gestionando estos temas (y no sabiendo cada uno lo que ha hecho el otro) estas cosas pasan, y bastantes veces. 

La tercera comprobación tendrá lugar cuando llegue la factura. Como habremos guardado la copia del albarán que nos dio el transportista a la entrega de la mercancía, (¿la hemos guardado, no?) comprobaremos que nos cobran exactamente por lo que venía en el albarán. Téngase en cuenta que si no comprobamos en su día el albarán con el pedido ni con la mercancía, nos pueden estar cobrando por mercancía que nunca quisimos pedir o, peor aún, con mercancía que nunca nos entregaron. 

Ser meticulosos es la clave.