miércoles, 2 de julio de 2014

Gestión de stocks: 3. El día a día

Ejemplo de almacén caótico. Esta empresa está abocada al desastre.
No me voy a poner, en esta nueva entrada, a desglosar todas las posibles formas de organizar y gestionar un almacén. Daría para escribir un libro. Y la verdad es que cada empresa y cada tipo de mercancía exigen una organización diferente y es necesario estudiar cada caso en concreto

Lo único que voy a decir es que sí es fundamental algún tipo de organización del almacén que todos los empleados conozcan y respeten. Por muy pequeño que sea el almacén de nuestra empresa no es de recibo que haya que ponerse a buscar durante un montón de tiempo cada mercancía que necesitemos, con la ineficiencia, la mala imagen de cara al cliente,... que eso conlleva. Ya sé que esto os parecerá a muchos una obviedad, pero cuando te asomas a la realidad empresarial, ves que no es tan obvio como parece. Yo he visto almacenes que te ponen los pelos de punta, espero que el vuestro no sea de esos.

Sí que voy a dar un par de consejos que quizás ya no sean tan obvios y que nos ayudarán a llevar un buen control de vuestros stocks. 

Debemos concienciarnos (y concienciar a nuestros empleado) de que cada vez que una mercancía se caduque, destruya, o quede de cualquier forma inhabilitada para la venta, no basta con deshacerse de ella. Hay que ANOTAR la baja de esa mercancía. 

Si limpiando nuestros lineales se nos cae y rompe un bote de mermelada, no basta con limpiar y recoger el estropicio. Habrá que anotar que tenemos una unidad menos de mermelada marca X sabor Y. Eso hará que nuestro "stock virtual" (el que nos indica nuestro sistema de control de stocks) sea lo más parecido posible a nuestro stock real, y nos evitará sorpresas inesperadas. (Como veremos en nuestra próxima entrada sobre el inventario).

Así sabremos en todo momento cuánto tenemos REALMENTE de cada referencia, lo cual es una información utilísima. Si conseguimos que todas las bajas de mercancías "controlables" se anoten, las diferencias que finalmente haya entre el stock real y el virtual serán debidas a "pérdidas desconocidas" (hurtos internos y externos, mermas...) y podremos saber sí tenemos un problema en este sentido y poner medidas para atajarlo.

Pero no sólo eso. Si conseguimos que se anote la causa de la baja de cada unidad de mercancía, podemos tener una información muy muy útil. ¿Por qué se caducan tantas unidades de la referencia X? Igual tenemos que plantearnos no trabajar ese producto, o cambiarlo de sitio para que se venda más, hacer alguna promoción... ¿Por qué se rompen accidentalmente tantas unidades de la referencia Y? ¿Quién limpia/organiza esa sección de nuestro almacén/tienda? ¿Quizás tenemos ese producto en un lugar de la tienda/almacén poco adecuado para un producto tan frágil?

Información es poder. Recoger la información supone un esfuerzo extra, pero tiene indudables compensaciones. Sólo nosotros podemos saber cuál es el punto de equilibrio entre ese esfuerzo y esas compensaciones. Pero desde luego, con un poco de organización (fichas sencillas donde anotar esas bajas que puede llevar cada empleado encima, por ejemplo...) se puede conseguir una información MUY ÚTIL con muy poco esfuerzo extra.

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