Haciendo números: 1. El inventario y el margen.

En esta entrada de nuestra sección "Gestión de stocks" vimos cómo analizar el resultado del inventario, pero nos dejamos en el tintero el análisis del resultado valorado del inventario. Es decir, a qué conclusiones nos llevará conocer cuál es el valor (siempre a precio de coste) de TODA la mercancía que tenemos en nuestra empresa en el momento del inventario.

Para analizar la importancia de este resultado vamos a ver algunos conceptos de forma práctica y sin entrar en demasiados tecnicismos.

Pensemos que tenemos una empresa comercial que compra mercancía y la revende sin más. Si en un periodo determinado ha comprado mercancía por valor de 10.000 € y la ha revendido por 12.000 €, diremos que ha tenido un margen de (Ventas - Compras) 2.000 €.

Incluso podemos calcular el margen en porcentaje (normalmente se calcula el porcentaje sobre las compras):

M%= ((Ventas - Compras) / Compras) x 100.

En este caso es obvio que estamos consiguiendo un Margen del 20% ((2.000 / 10.000) x 100) sobre el precio de compra.

Con este margen comercial deberemos cubrir el resto de costes de nuestra empresa. Cada sector trabaja con unos márgenes propios, y lo que, por ejemplo, en el sector del mueble es un margen perfectamente normal, podría ser desmesurado para una tienda de alimentación.

Pero claro, el lector avispado, ya se habrá dado cuenta de que el caso anterior es totalmente ficticio, pues supone una empresa que parte con CERO mercancía en el almacén, compra una determinada cantidad de mercancía y la vende TODA, sin quedarse con ningún stock sobrante.

La vida real no es tan sencilla. Vamos a ver como calcularíamos el margen en una empresa más "realista".

Margen = Ventas - Compras - Ei + Ef

Siendo Ef = Existencias finales:  valor de las existencias (valoradas a precio de coste) que hemos obtenido en el último inventario (el que acabamos de hacer) 

Siendo Ei = Existencias iniciales: valor de las existencias (valoradas a precio de coste) que obtuvimos en el PENÚLTIMO inventario. 

En porcentaje: M% = ((Ventas - Compras - Ei + Ef) / (Compras + Ei - Ef)) x 100

Vamos a ver un caso numérico. Imaginemos una empresa que hace un inventario cada trimestre.

El último inventario (hecho al final de junio) ha arrojado un resultado de Ef = 25.000 €

El anterior inventario, que se hizo en marzo, tuvo un resultado de Ei = 27.000 €

Las Compras en este periodo (de marzo a junio) han sido de 8.000 €

Las ventas en este periodo han sido de 13.000 €

Aplicando la fórmula, el margen obtenido en este periodo ha sido de 3.000 €

En porcentaje M% = 30%. Sólo hay que aplicar las fórmulas.

Ahora vamos a ver porqué y cómo el inventario nos ayuda a calcular el margen REAL que estamos obteniendo en nuestra empresa.

Imaginemos una empresa teórica que vende (por simplificar) un sólo producto. Cada unidad de este producto le cuesta a la empresa 15 € y lo vende a 25 €. Obviamente, con cada producto estamos obteniendo 10 € de margen, lo que supone un 67% de margen porcentual sobre el precio de compra. Este 67% sería el margen ideal que obtendría la empresa en el caso de que todo fuera teórico y perfecto.

Vamos a ver qué pasa en la realidad.

Hacemos un inventario en marzo y obtenemos un stock valorado en Ei = 50.000 €

Hacemos un inventario en junio y obtenemos un stock valorado en Ef = 52.0000 €

Las Compras en ese período han ascendido a 10.000 €

Las Ventas han ascendido a 11.500 €

Aplicando la fórmula que hemos visto antes, hemos obtenido un Margen en este período de 3.500 €

En porcentaje M% = 44%

Que, como vemos está bastante lejos de ese 67% ideal del que habíamos hablado antes. Si nuestra empresa hubiera sido una máquina perfecta y teórica sin ningún fallo, hubiéramos obtenido un margen del 67%, pero el inventario real y tangible nos muestra un verdadero margen del 44%. 

¿Qué ha pasado? Muy posiblemente una de estas cosas, o una combinación de ambas:

- No hemos vendido realmente al 67% de margen. Se han hecho descuentos, se han regalado muestras gratuitas... Hay que controlar a los empleados y vendedores (y a nosotros mismos) porque en el día a día siempre va a haber tentaciones de ceder a ciertas presiones de los clientes, y nuestro margen se resentirá. Y siempre será conveniente marcar los productos a más margen del que queremos realmente obtener. 

- La "Pérdida desconocida" se ha desbocado. Estudiando el inventario en unidades físicas, podremos ver si hay desfases importantes y en qué productos. Cada unidad de mercancía que desaparece de nuestro stock por roturas, caducidad, hurtos..., repercute directamente en nuestro margen. Es, por verlo de otra manera, como si las vendiésemos a margen cero. Como si las regalásemos.
Si controlamos y anotamos esas "desapariciones" repercutirán igual en el margen; pero al menos no nos llevaremos "sustos" el día del inventario y tendremos en todo momento una idea aproximada de a qué margen real estamos vendiendo, ya que el stock virtual que nos muestre nuestro sistema, se parecerá bastante a esas "Ef" que obtenemos el día del inventario.

Ojo, si la diferencia entre el margen ideal que pretendíamos obtener, y el que hemos obtenido realmente es totalmente escandalosa, no hay que descartar que hay un error en el inventario, como hemos señalado en otras entradas.

Si obtenemos un margen real superior al ideal, (raro ¿no?) lo más probable es que hayamos cometido un error en el inventario anterior (el de marzo en nuestro caso). Nos dejamos en aquel momento de contar mercancía que ahora en junio sí que hemos contado. En este caso el perfil típico sería obtener un margen muy bajo en el inventario de marzo y un margen muy alto en el de junio. Esa situación apunta a que nos dejamos de contar mercancía en el inventario de marzo.

Conclusión: Conociendo nuestros precios y nuestros costes podemos creer que estamos vendiendo a un determinado margen. Pero el margen REAL que estamos obteniendo con nuestras ventas sólo lo sabremos realizando inventarios regulares. La "pérdida desconocida" y una gestión de ventas despreocupada (excesivos descuentos...) repercuten de manera letal en nuestro margen, y podemos tener unas cuentas mucho menos saneadas de lo que nos creemos.